Bezpieczne przeniesienie poczty ma żelazną kolejność: najpierw tworzysz identyczne skrzynki na nowym serwerze, potem kopiujesz do nich wiadomości, dopiero wtedy przełączasz rekord MX - a stare skrzynki zostawiasz aktywne jeszcze przez 2-3 dni i dogrywasz końcówkę wiadomości. Przy tej procedurze nie ginie ani jeden mail, bo w każdej chwili istnieje serwer gotowy przyjąć pocztę.
Dlaczego poczty nie przenosi się „razem ze stroną”
Strona to pliki i baza - skopiowane raz, są kompletne. Poczta żyje: wiadomości przychodzą także w trakcie migracji. Dlatego przenosi się ją w dwóch podejściach (kopia główna + dogrywka) i steruje ruchem przez rekord MX, niezależnie od tego, gdzie stoi strona.
Procedura krok po kroku
- Spisz wszystkie skrzynki ze starego serwera: adresy, aliasy, przekierowania, autorespondery. O aliasach i przekierowaniach najłatwiej zapomnieć - a to one obsługują adresy typu biuro@ czy faktury@.
- Utwórz te same adresy na nowym serwerze. Hasła mogą być nowe - i tak trzeba je będzie zaktualizować w programach pocztowych.
- Skopiuj wiadomości. Trzy drogi:
- migracja po IMAP na serwerze - wiele paneli (w tym DirectAdmin i cPanel) oraz narzędzie imapsync kopiują całe skrzynki między serwerami; to najpewniejsza metoda przy wielu kontach,
- przeciągnięcie w programie pocztowym - konfigurujesz w Thunderbirdzie/Outlooku oba konta (stare i nowe) i przenosisz foldery myszą; wystarcza przy 1-3 skrzynkach,
- zlecenie hostingowi - dobre firmy przenoszą pocztę za klienta w ramach darmowej migracji; tak działa np. McProdukt z pierwszego miejsca naszego rankingu.
- Obniż TTL rekordu MX do 300-600 s na dobę przed przełączeniem (po co - tłumaczy tekst o propagacji DNS).
- Przełącz rekord MX na nowy serwer. Od tej chwili nowa poczta wpada do nowych skrzynek; pojedyncze wiadomości mogą jeszcze przez kilka-kilkanaście godzin trafiać na stary serwer (cache DNS u nadawców).
- Po 2-3 dniach zrób dogrywkę - skopiuj ze starych skrzynek wiadomości, które doszły po głównej kopii, i dopiero wtedy zamknij stare konta.
- Ustaw SPF, DKIM i DMARC dla nowego serwera - bez nich wysyłka z nowej lokalizacji częściej ląduje w spamie. Wpisy podaje panel nowego hostingu; czym są, wyjaśniamy w tekście o antyspamie na hostingu.
- Zaktualizuj programy pocztowe na komputerach i telefonach: nowy serwer IMAP/SMTP i hasła. Jeżeli adres serwera to
mail.twojadomena.pl, często wystarczy sama zmiana hasła.
Co może pójść nie tak
- MX przełączony przed utworzeniem skrzynek - nowy serwer odrzuca pocztę („mailbox unavailable”) i wiadomości wracają do nadawców. Stąd żelazna kolejność: konta najpierw.
- Zapomniane aliasy - adres główny działa, a biuro@ odbija. Ratuje punkt 1 procedury.
- Limity rozmiaru skrzynek na nowym serwerze mniejsze niż zajętość starych - kopia zatrzymuje się w połowie. Sprawdź pojemności przed startem; przy okazji zweryfikuj limity całego pakietu według tekstu ile GB hostingu potrzebuje strona.
- Stary SPF po migracji - wysyłasz z nowego serwera, a rekord SPF wciąż autoryzuje tylko stary. Odbiorcy odrzucają lub spamują wiadomości.
Najczęstsze pytania
Czy w trakcie migracji mogę stracić wiadomości?
Przy opisanej kolejności - nie. W każdym momencie istnieje działający serwer docelowy: przed zmianą MX stary, po zmianie nowy, a okres przejściowy domyka dogrywka.
Czy poczta i strona muszą być na tym samym hostingu?
Nie - rekord MX jest niezależny od strony. Można przenieść samą pocztę albo prowadzić pocztę na domenie bez żadnej strony.
Jak długo trwa przeniesienie poczty?
Kopiowanie zależy od objętości (gigabajtowa skrzynka to zwykle kilkadziesiąt minut po IMAP), a przełączenie MX działa w tempie TTL - przy obniżonym w praktyce kilka minut.
Co z kontaktami i kalendarzem?
Kontakty w programie pocztowym zostają u Ciebie. Kontakty i kalendarze trzymane w webmailu wyeksportuj (vCard/ICS) i zaimportuj w nowym webmailu - to jedyne dane, których migracja IMAP nie obejmuje.
Podsumowanie
Konta - kopia - MX - dogrywka: cztery kroki w tej kolejności gwarantują zero utraconych wiadomości. Zaplanuj przełączenie na popołudnie lub weekend, obniż wcześniej TTL i nie zamykaj starych skrzynek przed dogrywką. Przy większej liczbie kont rozważ hosting, który zrobi to za Ciebie w ramach migracji.